1. Identificación de la organización

Firma planee S.A.S, identificada con NIT 900.429.194-8, con domicilio en CL 49 48 06 – Centro Comercial Colonial, Rionegro, Antioquia, teléfono fijo (604) 4488226, celular 3104218141, sitio web www.firmaplanee.com y correo electrónico [correo electrónico institucional], en adelante Firma Planee, adopta el presente Código de Conducta y Ética como marco general para orientar el comportamiento profesional, institucional, comercial y humano de quienes actúan en nombre de la firma o se relacionan con ella.

Este Código expresa los principios que guían nuestra forma de prestar servicios de revisoría fiscal, outsourcing contable, planeación tributaria, planeación financiera, planeación corporativa, asesoría empresarial y demás actividades profesionales asociadas a la gestión técnica, financiera, contable, tributaria y corporativa de las organizaciones.

2. Propósito del Código

El propósito de este Código es establecer criterios claros de conducta para promover una cultura basada en la integridad, la responsabilidad profesional, la independencia de criterio, la confidencialidad, el cumplimiento normativo, el respeto y la generación de valor en cada interacción.

En Firma Planee entendemos que la confianza no se declara: se construye mediante decisiones consistentes, trabajo técnico riguroso, comunicación transparente y respeto por la ley, por los clientes, por los colaboradores y por la sociedad.

3. Alcance

Este Código aplica a:

1. Socios, directivos, administradores, colaboradores, contratistas, asesores, consultores, practicantes y demás personas que actúen en nombre de Firma Planee.
2. Proveedores, aliados estratégicos, terceros, representantes y personas naturales o jurídicas que participen en la prestación de servicios o tengan relación comercial, contractual o profesional con Firma Planee.
3. Todas las actividades desarrolladas por Firma Planee, tanto en sus instalaciones físicas como en medios digitales, plataformas tecnológicas, reuniones, comunicaciones, eventos, visitas a clientes y cualquier otro escenario donde se represente a la organización.
4. La relación con clientes, entidades públicas, autoridades, proveedores, comunidad, colegas, competidores y demás grupos de interés.

4. Principios rectores

La conducta de Firma Planee se orienta por los siguientes principios:

Integridad: actuamos con honestidad, rectitud y coherencia, incluso en situaciones donde no exista supervisión directa.

Objetividad: emitimos conceptos, recomendaciones, análisis e informes con independencia de criterio, fundamento técnico y ausencia de sesgos indebidos.

Competencia profesional: prestamos servicios para los cuales contamos con conocimiento, experiencia, capacidad técnica y criterio profesional suficiente.

Debida diligencia: desarrollamos nuestro trabajo con cuidado, oportunidad, análisis, revisión y responsabilidad.

Confidencialidad: protegemos la información de nuestros clientes, colaboradores, proveedores y aliados, y la utilizamos únicamente para finalidades autorizadas.

Cumplimiento normativo: respetamos la Constitución, las leyes, los reglamentos, las normas profesionales, las obligaciones contractuales y las políticas internas aplicables.

Respeto: promovemos relaciones dignas, cordiales, profesionales y libres de discriminación, maltrato, acoso o abuso.

Transparencia: comunicamos información de manera clara, prudente, verificable y suficiente, evitando inducir a error o generar falsas expectativas.

Responsabilidad social: reconocemos que nuestras actuaciones profesionales pueden incidir en la estabilidad, sostenibilidad y toma de decisiones de las organizaciones y, por extensión, en su entorno económico y social.

5. Nuestra forma de actuar

En Firma Planee asumimos que cada interacción profesional debe generar valor incremental: una mejora en la claridad, la organización, la seguridad, la capacidad de decisión o la comprensión técnica de nuestros clientes.

Por ello, nos comprometemos a:

1. Actuar con criterio profesional y responsabilidad.
2. Prestar servicios con calidad, oportunidad y rigor técnico.
3. Cumplir los compromisos adquiridos con clientes, proveedores, colaboradores y aliados.
4. Informar de manera clara el alcance, límites, condiciones y responsabilidades de cada servicio.
5. Evitar promesas, afirmaciones o garantías que no puedan sostenerse técnica, legal o contractualmente.
6. Proteger la información conocida en desarrollo de la relación profesional.
7. Identificar y gestionar riesgos éticos, legales, financieros, tributarios, contables, tecnológicos o reputacionales.
8. Consultar, escalar o reportar situaciones que puedan comprometer la integridad de la firma o de sus grupos de interés.

6. Conducta frente a clientes

La relación con nuestros clientes se fundamenta en la confianza, la competencia profesional, la claridad contractual y la independencia de criterio.

En consecuencia, Firma Planee y quienes actúen en su nombre deberán:

1. Tratar a los clientes con respeto, diligencia, prudencia y profesionalismo.
2. Conocer adecuadamente las necesidades, condiciones y contexto del cliente antes de emitir recomendaciones relevantes.
3. Prestar servicios dentro del alcance acordado y conforme a las normas profesionales aplicables.
4. Mantener independencia de criterio en la elaboración de informes, conceptos, análisis, recomendaciones y revisiones.
5. Informar oportunamente situaciones que puedan afectar la prestación del servicio.
6. Abstenerse de participar en operaciones que impliquen fraude, evasión, ocultamiento, simulación, falsedad documental, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción o cualquier conducta contraria a la ley.
7. Rechazar solicitudes orientadas a alterar información contable, tributaria, financiera, societaria o administrativa de manera indebida.
8. Conservar la documentación y los soportes conforme a las obligaciones legales, contractuales y profesionales aplicables.
9. Proteger la información del cliente incluso después de finalizada la relación contractual.

7. Calidad profesional y rigor técnico

La calidad de nuestro trabajo depende de la preparación, el método, la evidencia, la revisión y el criterio con el que actuamos.

Por ello, nos comprometemos a:

1. Sustentar nuestros análisis en información verificable, normas aplicables, criterios técnicos y juicio profesional.
2. Revisar cuidadosamente los documentos, informes, declaraciones, conceptos o entregables antes de su emisión.
3. Reconocer los límites de nuestro conocimiento y consultar fuentes especializadas cuando sea necesario.
4. Actualizar nuestras competencias frente a cambios normativos, tributarios, contables, financieros, tecnológicos y empresariales.
5. Evitar interpretaciones temerarias, incompletas o carentes de soporte.
6. Documentar adecuadamente las conclusiones, recomendaciones y decisiones relevantes.
7. Procurar que cada servicio contribuya a una mejor comprensión, organización y toma de decisiones por parte del cliente.

8. Independencia, objetividad y conflicto de intereses

Firma Planee reconoce que la independencia de criterio es indispensable para la confianza profesional.

Existe conflicto de intereses cuando una situación personal, familiar, económica, comercial, contractual, profesional o institucional puede afectar, o parecer afectar, la imparcialidad de una decisión o actuación.

Quienes actúen en nombre de Firma Planee deberán:

1. Revelar oportunamente cualquier conflicto de intereses real, potencial o aparente.
2. Abstenerse de intervenir en decisiones cuando exista una circunstancia que comprometa su objetividad.
3. No utilizar la posición, información o relación con Firma Planee para obtener beneficios indebidos.
4. Evitar relaciones, acuerdos o intereses que puedan afectar la independencia profesional.
5. No favorecer indebidamente a clientes, proveedores, familiares, aliados, colaboradores o terceros.
6. Consultar internamente cuando exista duda sobre la existencia o manejo de un conflicto.

Firma Planee evaluará cada situación y adoptará las medidas necesarias, que podrán incluir revelación, abstención, reasignación, supervisión adicional, terminación de una relación o cualquier otra acción razonable.

9. Confidencialidad y manejo de la información

La información conocida por Firma Planee en desarrollo de sus servicios es un activo de alta sensibilidad y debe ser protegida con especial diligencia.

Toda persona sujeta a este Código deberá:

1. Guardar reserva sobre la información de clientes, colaboradores, proveedores, aliados y terceros.
2. Usar la información únicamente para los fines autorizados.
3. No divulgar información confidencial sin autorización expresa o fundamento legal.
4. No comentar información sensible en espacios públicos, redes sociales, grupos de mensajería o canales no autorizados.
5. Proteger documentos físicos, archivos digitales, correos electrónicos, credenciales, bases de datos y soportes documentales.
6. Reportar cualquier pérdida, acceso indebido, envío equivocado, divulgación accidental o sospecha de incidente de seguridad.
7. Cumplir la Política de Tratamiento de Datos Personales y la Política de Seguridad de la Información de Firma Planee.

La obligación de confidencialidad permanece incluso después de terminada la relación laboral, contractual, comercial o profesional con Firma Planee.

10. Protección de datos personales

Firma Planee se compromete a tratar los datos personales conforme a la normativa colombiana aplicable, especialmente bajo criterios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.

Quienes tengan acceso a datos personales deberán:

1. Recolectarlos únicamente cuando exista una finalidad legítima.
2. Solicitar autorización cuando sea legalmente necesaria.
3. Usarlos exclusivamente para las finalidades informadas o autorizadas.
4. Protegerlos contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, uso indebido o divulgación fraudulenta.
5. Atender los derechos de los titulares conforme a los procedimientos internos.
6. Evitar el tratamiento innecesario de datos sensibles.
7. Informar cualquier incidente que pueda comprometer información personal.

11. Cumplimiento legal, tributario, contable y profesional

Firma Planee rechaza cualquier actuación orientada a incumplir, evadir, manipular o desconocer obligaciones legales, tributarias, contables, financieras, laborales, societarias, contractuales o administrativas.

En consecuencia, quienes actúen en nombre de Firma Planee deberán:

1. Cumplir las normas aplicables a cada servicio.
2. Abstenerse de participar en estructuras, documentos, registros o recomendaciones que busquen ocultar hechos económicos reales.
3. No alterar, destruir, omitir o falsear información relevante.
4. No inducir a clientes, proveedores o terceros a incumplir la ley.
5. No facilitar prácticas de evasión fiscal, fraude contable, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción o soborno.
6. Informar internamente cualquier solicitud, instrucción o situación que pueda implicar incumplimiento normativo.
7. Cooperar con autoridades competentes cuando exista obligación legal para hacerlo.

12. Prevención del fraude, la corrupción y el soborno

Firma Planee mantiene una posición de cero tolerancia frente al fraude, la corrupción, el soborno, la extorsión, la apropiación indebida, la falsedad documental, la manipulación de información y cualquier conducta deshonesta.

Está prohibido:

1. Ofrecer, prometer, entregar, solicitar o aceptar pagos indebidos, beneficios, favores, regalos o ventajas con el propósito de influir en una decisión.
2. Utilizar intermediarios para realizar actos que Firma Planee no realizaría directamente.
3. Alterar soportes, informes, facturas, contratos, certificaciones, registros contables o documentos profesionales.
4. Presentar información falsa o incompleta a clientes, proveedores, autoridades o terceros.
5. Usar recursos de Firma Planee para fines indebidos, personales no autorizados o contrarios a la ley.
6. Encubrir, tolerar o no reportar actos de fraude, corrupción o soborno conocidos o razonablemente sospechados.

13. Regalos, atenciones e invitaciones

Los regalos, atenciones, invitaciones o cortesías comerciales solo podrán aceptarse u ofrecerse cuando sean razonables, proporcionales, ocasionales, transparentes y no comprometan la independencia, objetividad o reputación de Firma Planee.

No deberán aceptarse ni entregarse regalos, beneficios o invitaciones cuando:

1. Busquen influir en una decisión profesional, comercial o contractual.
2. Generen obligación, presión, expectativa de reciprocidad o conflicto de intereses.
3. Consistan en dinero en efectivo, equivalentes de efectivo o beneficios ocultos.
4. Se realicen en medio de procesos de contratación, negociación, auditoría, revisión o decisión sensible.
5. Puedan ser percibidos como soborno, favorecimiento o ventaja indebida.

Ante cualquier duda, la situación deberá ser consultada internamente antes de aceptar u ofrecer la atención.

14. Relaciones con proveedores, aliados y terceros

Firma Planee seleccionará proveedores, aliados y terceros bajo criterios de idoneidad, transparencia, calidad, experiencia, cumplimiento, precio razonable, reputación y coherencia ética.

En estas relaciones se deberá:

1. Actuar con imparcialidad y buena fe.
2. Evitar favoritismos, beneficios indebidos o conflictos de intereses.
3. Exigir respeto por la confidencialidad y la seguridad de la información.
4. Promover el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, laborales, tributarias y comerciales.
5. Rechazar relaciones con terceros que participen en actividades ilícitas, fraudulentas o contrarias a los principios de Firma Planee.
6. Documentar adecuadamente acuerdos, entregables, pagos y responsabilidades.

15. Conducta entre colaboradores y ambiente de trabajo

Firma Planee promueve un ambiente laboral y profesional basado en el respeto, la colaboración, la responsabilidad, la escucha y la dignidad humana.

No se tolerarán conductas de:

1. Discriminación por razones de género, edad, origen, condición social, nacionalidad, religión, ideología, discapacidad, orientación personal o cualquier otra condición protegida por la ley.
2. Acoso laboral, sexual, psicológico o moral.
3. Maltrato, intimidación, humillación, amenaza o trato degradante.
4. Abuso de autoridad.
5. Comentarios ofensivos, burlas, hostigamiento o lenguaje discriminatorio.
6. Represalias contra quien formule una inquietud ética de buena fe.
7. Uso indebido de información personal o profesional de colaboradores, contratistas o terceros.

Cada persona vinculada a Firma Planee es responsable de contribuir a un ambiente de confianza, profesionalismo y cooperación.

16. Uso responsable de recursos institucionales

Los recursos físicos, tecnológicos, documentales, financieros, comerciales e intangibles de Firma Planee deben utilizarse de manera responsable, eficiente y autorizada.

Esto incluye:

1. Equipos de cómputo, teléfonos, licencias, software, correos electrónicos y plataformas digitales.
2. Documentos, bases de datos, archivos físicos y digitales.
3. Marcas, metodologías, plantillas, procesos, conocimiento técnico y contenidos institucionales.
4. Recursos económicos, información comercial y relaciones profesionales.
5. Tiempo laboral, espacios físicos y herramientas de trabajo.

Está prohibido utilizar estos recursos para fines ilegales, fraudulentos, personales no autorizados, contrarios a la ética profesional o que puedan afectar la reputación de Firma Planee.

17. Comunicación institucional y uso de medios digitales

Toda comunicación realizada en nombre de Firma Planee deberá ser clara, respetuosa, prudente, profesional y coherente con la identidad institucional.

Quienes actúen en nombre de la firma deberán:

1. Evitar declaraciones falsas, engañosas, exageradas o no verificables.
2. No divulgar información confidencial en redes sociales, medios digitales o canales públicos.
3. No hablar en nombre de Firma Planee sin autorización.
4. Proteger la reputación institucional en comunicaciones internas y externas.
5. Evitar debates, publicaciones o mensajes que puedan comprometer la independencia, objetividad o buen nombre de la firma.
6. Utilizar los canales institucionales para comunicaciones profesionales relevantes.

18. Competencia leal y relación con el mercado

Firma Planee cree en la competencia leal, la calidad profesional y la diferenciación basada en conocimiento, experiencia, servicio y generación de valor.

Por ello, se compromete a:

1. No desacreditar indebidamente a competidores, colegas o firmas del sector.
2. No obtener información de mercado mediante engaño, presión, acceso no autorizado o medios indebidos.
3. No participar en acuerdos restrictivos de la competencia.
4. Presentar sus servicios de forma transparente y verificable.
5. Respetar la propiedad intelectual, metodologías, marcas y contenidos de terceros.
6. Competir con base en calidad, confianza, trayectoria, criterio técnico y cumplimiento.

19. Responsabilidad frente a la sociedad y la comunidad

Firma Planee reconoce que la asesoría empresarial, financiera, contable, tributaria y corporativa tiene efectos que trascienden la relación contractual con cada cliente.

Por ello, sus actuaciones deberán contribuir a:

1. La formalidad empresarial.
2. El cumplimiento responsable de las obligaciones tributarias, contables y legales.
3. La toma de decisiones informadas y sostenibles.
4. La transparencia organizacional.
5. La prevención de riesgos financieros, reputacionales y legales.
6. El fortalecimiento institucional de las organizaciones a las que presta servicios.
7. La generación de confianza en el entorno empresarial.

20. Deber de consultar y reportar inquietudes

Toda persona sujeta a este Código tiene el deber de consultar o reportar situaciones que puedan ser contrarias a la ley, a la ética profesional, a este Código, a las políticas internas o a los compromisos de Firma Planee.

Deben reportarse, entre otras, las siguientes situaciones:

1. Solicitudes indebidas de clientes, proveedores, colaboradores o terceros.
2. Posibles conflictos de intereses.
3. Sospechas de fraude, corrupción, soborno, falsedad o manipulación de información.
4. Incumplimientos legales, tributarios, contables, contractuales o profesionales.
5. Uso indebido de información confidencial.
6. Incidentes de seguridad de la información.
7. Conductas de acoso, discriminación, maltrato o abuso.
8. Represalias contra personas que hayan manifestado inquietudes de buena fe.
9. Cualquier situación que pueda afectar la reputación, independencia o integridad de Firma Planee.

21. Canales de reporte

Las inquietudes, consultas o reportes relacionados con este Código podrán presentarse a través de los siguientes canales:

Firma Planee
Dirección: CL 49 48 06 – Centro Comercial Colonial, Rionegro, Antioquia
Teléfono: (604) 4488226
Celular: 3104218141
Correo electrónico: [correo electrónico para reportes éticos o institucionales]
Sitio web: www.firmaplanee.com

El reporte deberá contener, en lo posible:

1. Descripción clara de los hechos.
2. Fecha aproximada de ocurrencia.
3. Personas, áreas, clientes, proveedores o terceros involucrados.
4. Documentos, mensajes, evidencias o soportes disponibles.
5. Datos de contacto del reportante, cuando decida suministrarlos.

Firma Planee podrá recibir reportes identificados o anónimos, cuando los canales disponibles lo permitan. En todo caso, los reportes deberán realizarse de buena fe, con seriedad, respeto y fundamento razonable.

22. Confidencialidad y protección frente a represalias

Firma Planee tratará las consultas, inquietudes y reportes éticos con confidencialidad, prudencia y respeto por las personas involucradas.

No se tolerarán represalias contra quien, de buena fe, formule una consulta, presente un reporte, participe en una revisión interna o colabore en el esclarecimiento de una situación.

Se consideran represalias, entre otras:

1. Despido, terminación contractual o sanción injustificada.
2. Amenazas, intimidación o presión.
3. Exclusión, aislamiento o trato discriminatorio.
4. Retiro injustificado de funciones, información o responsabilidades.
5. Comentarios ofensivos o afectación deliberada de la reputación.
6. Cualquier medida adversa motivada por la presentación de un reporte de buena fe.

La presentación de reportes falsos, maliciosos o realizados con intención de causar daño podrá dar lugar a las medidas correspondientes.

23. Gestión de reportes e investigaciones internas

Firma Planee evaluará los reportes recibidos de manera objetiva, prudente y proporcional.

Cuando sea necesario, podrá adelantar revisiones internas para verificar los hechos, solicitar información adicional, proteger evidencias, entrevistar a personas involucradas, adoptar medidas preventivas o correctivas y definir acciones frente a eventuales incumplimientos.

Las investigaciones internas deberán observar los siguientes criterios:

1. Confidencialidad.
2. Imparcialidad.
3. Respeto por la dignidad de las personas.
4. Presunción de buena fe.
5. Debido proceso, cuando sea aplicable.
6. Protección de la información.
7. Documentación adecuada.
8. Adopción de medidas proporcionales a la gravedad de los hechos.

24. Cumplimiento del Código

El cumplimiento de este Código es obligatorio para todas las personas a quienes les aplica.

La infracción de sus disposiciones podrá dar lugar a medidas correctivas, administrativas, contractuales, laborales, disciplinarias, civiles, comerciales o legales, según corresponda y de acuerdo con la gravedad de los hechos, la naturaleza de la relación con Firma Planee y la normativa aplicable.

Las medidas podrán incluir, entre otras:

1. Llamados de atención.
2. Revisión o restricción de accesos.
3. Reasignación de funciones.
4. Terminación de contratos o relaciones comerciales.
5. Reporte a autoridades competentes.
6. Acciones legales cuando haya lugar.

25. Relación con otras políticas

Este Código debe interpretarse de manera armónica con las demás políticas, procedimientos y documentos institucionales de Firma Planee, especialmente con:

1. Política de Tratamiento de Datos Personales.
2. Política de Seguridad de la Información.
3. Contratos, acuerdos de confidencialidad y documentos de prestación de servicios.
4. Procedimientos internos de gestión documental, contable, tributaria, administrativa y tecnológica.
5. Normas profesionales y legales aplicables a cada servicio.

En caso de conflicto entre este Código y una norma legal imperativa, prevalecerá la norma legal aplicable.

26. Actualización del Código

Firma Planee podrá actualizar este Código cuando lo considere necesario, especialmente por cambios normativos, profesionales, tecnológicos, operativos, contractuales, organizacionales o de riesgo.

Las modificaciones serán publicadas en el sitio web www.firmaplanee.com o comunicadas por los medios institucionales que se consideren adecuados.

27. Vigencia

El presente Código de Conducta y Ética rige a partir del día 01 de enero de 2026.

Su aplicación se mantendrá vigente mientras Firma Planee desarrolle actividades profesionales, comerciales, administrativas, contables, tributarias, financieras, corporativas o contractuales, y será exigible a todas las personas comprendidas dentro de su alcance.